Γιατί είναι σημαντικό να γράψετε μια εξαιρετική συνοδευτική επιστολή για μια πρόταση επιχορήγησης

Γιατί είναι σημαντικό να γράψετε μια εξαιρετική συνοδευτική επιστολή για μια πρόταση επιχορήγησης

Μια πρόταση επιχορήγησης είναι ένα σύνολο τεκμηρίωσης που περιγράφει τους στόχους σας ως οργανισμός με πρόθεση να λάβετε οικονομική υποστήριξη. Όταν γράφετε μια πρόταση επιχορήγησης, η κατοχή μιας συνοδευτικής επιστολής είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συνοψίσετε την πρόθεση της επιχορήγησης και να κάνετε έκκληση στον παραχωρητή. Αν και στην αρχή μπορεί να αισθάνεστε υπερβολικό, ορισμένες βασικές οδηγίες μπορούν να σας βοηθήσουν να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή εύκολη. Θα εξετάσουμε τα βασικά της σύνταξης μιας αποτελεσματικής και ισχυρής συνοδευτικής επιστολής που θα μπορείτε εύκολα να αναπαράγετε κάθε φορά που γράφετε μια πρόταση επιχορήγησης.

Τι είναι η συνοδευτική επιστολή για μια πρόταση επιχορήγησης;

Είμαστε ήδη εξοικειωμένοι με τις συνοδευτικές επιστολές για απασχόληση και μια συνοδευτική επιστολή πρότασης επιχορήγησης δεν διαφέρει πολύ. Θέλετε να προσδιορίσετε βασικές πτυχές της πρότασής σας, όπως η δήλωση αποστολής, ο προϋπολογισμός και τα κύρια στελέχη που εργάζονται στο έργο σας. Η αναφορά οποιωνδήποτε δεδομένων από τον οργανισμό σας είναι επίσης σημαντική, ειδικά οποιωνδήποτε σημαντικών ορόσημων έχει ολοκληρώσει ο οργανισμός σας ή πρόκειται να ολοκληρώσει. Οι συνοδευτικές επιστολές είναι συνήθως το τελευταίο πράγμα που θα γράψετε για μια πρόταση επιχορήγησης, καθώς όλες οι λεπτομέρειες σχετικά με την πρότασή σας μπορούν να εξηγηθούν συνοπτικά. Αυτό καθιστά ευκολότερο να αποφύγετε να χάσετε οτιδήποτε σημαντικό ή να ξοδέψετε πολύ χρόνο για να ολοκληρώσετε μια συνοδευτική επιστολή προτού ολοκληρώσετε την πρόταση επιχορήγησης.

Όψεις μιας Συναρπαστικής Συνοδευτικής Επιστολής

Οι συνοδευτικές επιστολές έχουν τη δυνατότητα να υποβάλουν ή να καταρρίψουν την πρόταση επιχορήγησης, επομένως είναι σημαντικό να τηρείτε ορισμένους βασικούς κανόνες. Βάλτε τον εαυτό σας στη θέση του χορηγού σας, τι θα θέλατε να δείτε σε μια πρόταση επιχορήγησης που θα την έκανε ελκυστική; Φαίνεται λίγο διαφορετικό για τον καθένα, αλλά υπάρχουν τρία βασικά σημεία που πρέπει να καλύψετε όταν γράφετε τη συνοδευτική σας επιστολή:

• Η αποστολή του ΜΚΟ συνδυάζεται με τα πάθη του παραχωρητή. Όταν μια πρόταση επιχορήγησης δίνεται σε έναν παραχωρητή, γίνεται αμέσως πιο ενδιαφέρον γι ‚αυτούς όταν βλέπουν πράγματα σε μια συνοδευτική επιστολή που ευθυγραμμίζεται με τα πάθη τους. Για παράδειγμα, εάν στείλετε μια πρόταση επιχορήγησης σε ένα οικογενειακό ίδρυμα που δημιουργήθηκε προς τιμήν κάποιου που πέρασε από μια σπάνια ασθένεια, μπορείτε να αναφέρετε πώς ο οργανισμός σας βοηθά τους ανθρώπους που αντιμετωπίζουν αυτήν την ασθένεια. Ίσως επρόκειτο για καρκίνο και είστε ένας οργανισμός που βοηθά τους ανθρώπους να αποκτήσουν δωρεάν περούκες, θα ήταν σημαντικό να αναφέρετε πώς προσπαθείτε να βοηθήσετε όσους έχουν ανάγκη και πώς αυτό συνάδει με το πάθος του χορηγού για βοήθεια επίσης.
• Συνοπτικό και σαφές. Η σαφήνεια είναι ζωτικής σημασίας για να κατανοήσετε την άποψή σας. Θα πρέπει να μπορείτε να εξηγήσετε ακριβώς ποιος είστε, τι χρειάζεστε και ποια είναι τα σχέδιά σας. Αυτό περιλαμβάνει τυχόν σχετικά στελέχη, με τα οποία έχετε συνεργαστεί στο παρελθόν και πώς βοηθήσατε αυτήν τη στιγμή την κοινότητα-στόχο σας. Όπως με κάθε γράψιμο, είναι καλή ιδέα να χωρίσετε τα πράγματα σε κομμάτια και να περιγράψετε τι πρέπει να πείτε για να αποφύγετε να περιπλέκετε υπερβολικά τη συνοδευτική επιστολή σας. Είναι εύκολο να προσπερνάς τις εφαπτομένες και να υπερεξηγείς τα πράγματα όταν δεν έχεις ξεκάθαρη άποψη για το τι πρέπει να πεις, γι‘ αυτό φρόντισε να ξεκαθαρίσεις τα πάντα πριν βουτήξεις.

• Κρατικοί στόχοι εάν επρόκειτο να εκπληρωθούν. Η λήψη επιχορήγησης είναι εξαιρετική, αλλά πρέπει να εξηγήσετε σε τι θα πάνε τα χρήματα που ζητάτε. Αυτό δίνει στον παραχωρητή ένα σαφές όραμα για το ποια είναι τα σχέδιά σας για το μέλλον, ώστε να μπορεί να αισθάνεται καλά με την επιχορήγηση και να είναι σίγουρος ότι τα χρήματά του θα χρησιμοποιηθούν σωστά. Τους δίνει επίσης μια εικόνα για τη διαδικασία σας και τους κάνει να αισθάνονται ότι περιλαμβάνονται στον οργανισμό σας. Για παράδειγμα, θα το κάνατε αυτό λέγοντας κάτι που έχει ως αποτέλεσμα «αν μας δοθεί η επιχορήγηση των 10.000 $, σχεδιάζουμε να χτίσουμε περισσότερα μικροσκοπικά σπίτια για τους άστεγους στην κοινότητά μας». Θα έδειχνες στον παραχωρητή πώς βρήκες αυτόν τον αριθμό και τι επιτυχία είχες με τα μικροσκοπικά σπίτια που έχεις ήδη φτιάξει.

Άλλες πτυχές μιας μεγάλης πρότασης επιχορήγησης

Εκτός από τις γενικές ιδέες που αναφέραμε παραπάνω για τη συνοδευτική επιστολή σας, θα θελήσετε να συμπεριλάβετε και μερικά από αυτά τα κομμάτια:

• Προϋπολογισμός. Μία από τις πιο σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στην πρόταση επιχορήγησης θα πρέπει να είναι ο προϋπολογισμός σας. Θα πρέπει να είστε λεπτομερείς σχετικά με τον τρόπο εισόδου και εξόδου των χρημάτων από τον οργανισμό σας, δείχνοντας στον πιθανό χορηγό σας πώς χειρίζεστε τα χρήματα. Το να είστε ασαφείς σχετικά με τον προϋπολογισμό σας μπορεί να αποτρέψει τους χορηγούς, κάνοντάς τους να σκεφτούν δύο φορές αν θα σας δώσουν.
• Σχέδιο δράσης. Όπως αναφέραμε προηγουμένως, η περιγραφή των στόχων σας είναι ένα σημαντικό κομμάτι της πρότασης επιχορήγησης. Η παρουσίαση περισσότερων λεπτομερειών σχετικά με τους στόχους σας και το τι θέλετε να κάνετε στο μέλλον, σας βοηθά να δημιουργήσετε μια εικόνα, δείχνοντας τις δυνατότητές σας και την επιθυμία σας να κάνετε περισσότερα. Βοηθά τον πιθανό χορηγό σας να δει το όραμά σας και του δείχνει ότι παίρνετε στα σοβαρά αυτό που κάνετε.

• Εκτίμηση. Το να δείξετε πώς καθορίζετε την επιτυχία και την πρόοδό σας είναι ένα ακόμη σημαντικό κομμάτι στο παζλ. Μπορείτε να συμπεριλάβετε μαρτυρίες από άτομα ή άλλους οργανισμούς με τους οποίους έχετε συνεργαστεί, στατιστικά και άλλα σκληρά στοιχεία που δείχνουν απτές αποδείξεις για το τι έχετε κάνει ή άλλους χορηγούς που θα σας επιτρέψουν να τα αναφέρετε όταν ζητάτε χρηματοδότηση. Εξαρτάται πλήρως από το πώς βλέπετε τις επιτυχίες σας, αλλά είναι σημαντικό ωστόσο να δείξετε πώς μετράτε τη θετική αλλαγή στον οργανισμό σας.

• Βασικές πληροφορίες. Αυτό μπορεί να είναι παράβλεψη όταν εστιάζετε υπερβολικά στον παραχωρητή σας και στο έργο που έχετε στο χέρι. Το να μιλάτε για το πότε ιδρύσατε τον οργανισμό σας, πώς και γιατί ξεκινήσατε, τα στελέχη σας και οποιαδήποτε άλλη σχετική πληροφορία πρέπει να περιλαμβάνεται και στην πρόταση επιχορήγησης. Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε ένα παράρτημα που περιέχει οποιαδήποτε σημαντική τεκμηρίωση, άδειες, πιστοποιήσεις, καθεστώς φορολογικής απαλλαγής και τυχόν αναφορές στον τύπο ή την κοινότητα. Αυτό θα κλείσει την πρόταση επιχορήγησης.

Πώς μια υπέροχη συνοδευτική επιστολή δίνει τον τόνο για μια εξαιρετική πρόταση επιχορήγησης

Μια συνοδευτική επιστολή είναι σαν ένα teaser για το τι σας επιφυλάσσει όταν πλησιάζετε έναν χορηγό με την πρόταση επιχορήγησης. Μια αποτελεσματική συνοδευτική επιστολή θα πρέπει να τραβήξει την προσοχή τους, ενώ ταυτόχρονα θα περιγράφει γρήγορα και με ακρίβεια αυτό που ζητάτε. Αν και είναι δυνητικά δύσκολο στην αρχή, η σκληρή δουλειά που καταβάλλετε σε μια συνοδευτική επιστολή μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε την αλλαγή που θέλετε να δείτε πιο γρήγορα. Μόλις το καταφέρετε, θα μπορείτε να γράψετε ισχυρές και συνοπτικές συνοδευτικές επιστολές σε χρόνο μηδέν. Εφόσον είστε ξεκάθαροι σχετικά με το τι χρειάζεστε και είστε σίγουροι για την ικανότητα του οργανισμού σας να το ολοκληρώσει, δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα να κάνετε μια εξαιρετική συνοδευτική επιστολή.