Δέντρο προγνωστικών μετρήσεων: Μέτρηση των συμπεριφορών που οδηγούν τα αποτελέσματα

Πολλές εταιρείες μετρούν τα λάθος πράγματα και καταλήγουν σε λάθος αποτελέσματα. Πολλές φορές βλέπουμε οργανισμούς να κολλάνε στο να μετρούν τι είναι εύκολο αντί για αυτό που είναι χρήσιμο. Ή εστιάζουν σε μετρήσεις που τους λένε αν πέτυχαν ή απέτυχαν αντί να μετρούν τις συμπεριφορές που οδηγούν στην επιτυχία. Οι προγνωστικές μετρήσεις είναι η λύση σε αυτό το πρόβλημα. Οι μετρήσεις πρόβλεψης διαφέρουν θεμελιωδώς από τις μετρήσεις αποτελεσμάτων στο ότι μετρούν μια διαδικασία ή μια συμπεριφορά και όχι ένα αποτέλεσμα. Το Δέντρο Προγνωστικών Μετρών είναι ένα εργαλείο που διασφαλίζει ότι αυτό που μετράτε σας βοηθά να επιτύχετε τους στόχους του προγράμματος σας. Παρέχει μια άμεση οπτική επαφή μεταξύ του στόχου του έργου και των λίγων (τρεις έως πέντε) βασικών μετρήσεων που προβλέπουν την πιθανότητα επίτευξης του επιθυμητού στόχου.

Πλεονεκτήματα του δέντρου προγνωστικών μετρήσεων

• Μετρώντας πράγματα που έχουν σημασία – όχι μόνο αυτά που είναι εύκολο να μετρηθούν
• Η μέτρηση τριών έως πέντε στοιχείων αντί για δεκάδες επιτρέπει στην ηγεσία του έργου να επικεντρωθεί στους πιο κρίσιμους τομείς και να λάβει καλύτερες αποφάσεις
• Καθιερώνει ένα σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης που σας βοηθά να επαναφέρετε τα παρασυρόμενα έργα στο σωστό δρόμο

Η κατασκευή ενός δέντρου προγνωστικών μετρήσεων είναι μια διαλειτουργική ομαδική διαδικασία. Είναι κρίσιμο να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στους τρεις έως πέντε βασικούς παράγοντες που θα έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στον στόχο του προγράμματος. Έχοντας εντοπίσει αυτούς τους παράγοντες, είναι εύκολο να αναληφθούν πρωτοβουλίες και μετρήσεις που παρακολουθούν την πρόοδο. Ορίστε κάθε επίπεδο στο διάγραμμα ως εξής:

• Στόχος του έργου: Ο στόχος του έργου είναι ένας κοινός στόχος που είναι χρονικά δεσμευμένος και μετρήσιμος. Η ομάδα αντλεί το στόχο από έναν ευρύτερο οργανωτικό ή/και εταιρικό στόχο. Αυτή είναι η μέτρηση αποτελεσμάτων που συνήθως μετρά η ομάδα. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν την παράδοση ενός έργου με βάση ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα, καθώς και στόχους κόστους, ποιότητας και εσόδων.
• Βασικοί οδηγοί: Μόλις η ομάδα του έργου καθορίσει έναν στόχο, προσδιορίστε τις τρεις έως πέντε βασικές ενέργειες που θα έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην επίτευξη αυτού του στόχου. Είναι σημαντικό η ομάδα να περιορίσει τον αριθμό των οδηγών για να επικεντρωθεί σε περιοχές με μεγάλη πρόσκρουση και να αποφύγει τη μέτρηση των πάντων.
• Πρωτοβουλίες: Οι πρωτοβουλίες είναι οι βασικές ενέργειες σε κάθε οδηγό που θα εξασφαλίσουν ότι η ομάδα θα πετύχει τον στόχο της. Εντοπίζοντας τη βασική πρωτοβουλία σε κάθε οδηγό, η ομάδα έργου συνεχίζει να περιορίζει την εστίασή της για να αποκτήσει σαφήνεια στις ενέργειες ή τις συμπεριφορές που θα οδηγήσουν στην επίτευξη του στόχου.
• Προγνωστικές μετρήσεις: Οι προγνωστικές μετρήσεις μετρούν τις διαδικασίες ή τις συμπεριφορές που οδηγούν την πρόοδο προς τον στόχο. Για κάθε πρωτοβουλία, η ομάδα έργου θα προσδιορίσει μια μετρήσιμη παράμετρο ως τον καλύτερο δείκτη προόδου. Βεβαιωθείτε ότι κάθε προγνωστική μέτρηση έχει λεπτομερή ορισμό και ότι προσδιορίζετε πόσο συχνά θα συλλέγετε τα δεδομένα, τις μονάδες μέτρησης και τις τιμές-στόχους για τις μετρήσεις.

Μόλις η ομάδα καθορίσει τρεις έως πέντε προγνωστικές μετρήσεις, θα πρέπει να τις παρακολουθεί σε καθημερινή ή εβδομαδιαία βάση. Κάντε αυτό στην εβδομαδιαία συνάντηση της ομάδας έργου ή στην ανασκόπηση της διοίκησης. Κατασκευάστε έναν πίνακα ελέγχου προγνωστικών μετρήσεων ως μια διαφάνεια παρουσίασης και συμπεριλάβετέ τον στην αναθεώρηση.

Οι προγνωστικές μετρήσεις στο παραπάνω γράφημα περιλαμβάνουν:

• Μετρική ακρίβειας πρόβλεψης χρονοδιαγράμματος – μετρά την απόκλιση χρονοδιαγράμματος σε σχέση με το προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα χρησιμοποιώντας τον τύπο [Actual Schedule – Predicted Schedule/Predicted Schedule]; τιμή στόχος: λιγότερο από 10%
• Βιογραφικά Screened Metric – αριθμός υποψηφίων που εξετάστηκαν μέσω της οθόνης του τηλεφώνου. τιμή στόχος: πάνω από 10
• Εβδομαδιαία μέτρηση ποσοστού μετατροπής – αριθμός υποψήφιων πελατών ανά εβδομάδα που μετατρέπονται σε πελάτες που συνάπτουν συμφωνία ενός έτους. τιμή στόχος: 40 την εβδομάδα
• Εκτιμώμενα μετρητά στο κλείσιμο – προβλεπόμενα μετρητά στο κλείσιμο του επόμενου γύρου, αξία στόχος: $1 εκατομμύριο ή περισσότερο

Η μέτρηση «Ελέγχονται βιογραφικά» είναι ένα παράδειγμα της ισχύος των προγνωστικών μετρήσεων. Πολλοί διευθυντές θα μπουν στον πειρασμό να μετρήσουν την πρωτοβουλία «10 Νέες Προσλήψεις» με τη μετρική «αριθμός νέων προσλήψεων αυτήν την εβδομάδα ή τον μήνα». Αλλά το τελευταίο δεν είναι προγνωστικό. Με τη μέτρηση „Ελέγχονται βιογραφικά“, λαμβάνετε μια πρώιμη ένδειξη για το εάν θα πετύχετε ή όχι τον στόχο της πρωτοβουλίας σας (10 Νέες Προσλήψεις).

Εφόσον παρακολουθείτε αυτήν την προγνωστική μέτρηση σε εβδομαδιαία βάση, η υπεύθυνη προσλήψεων γνωρίζει πότε πρέπει να προϋπολογίσει χρόνο για να ελέγξει τα βιογραφικά. Με την πάροδο του χρόνου, μπορείτε να ορίσετε στόχους για τον αριθμό των βιογραφικών που πρέπει να ελέγξετε για να πετύχετε τον στόχο.

Το Δέντρο Προγνωστικών Μετρών είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης διεργασιών. Η προγνωστική φύση αυτών των μετρήσεων επιτρέπει στους διευθυντές και τις ομάδες τους να βλέπουν πού βρίσκονται και πού κατευθύνονται σε σχέση με έναν στόχο και να βελτιστοποιούν συνεχώς την προσέγγισή τους. Το δέντρο προγνωστικών μετρήσεων βοηθά στην ευθυγράμμιση του οργανισμού και στη μείωση της σπατάλης, επειδή όλες οι πρωτοβουλίες συντονίζονται και συνδέονται με τον ευρύτερο στόχο.