Επιστροφή ενός έργου στις ράγες

Τι νέα?

Αυτή είναι μια διαδικασία που είναι λιτή, γρήγορη και αποτελεσματική για να επικεντρωθούν οι ομάδες και να επιστρέψουν στο σωστό δρόμο όταν πραγματοποιούνται αλλαγές υλικού σε ένα έργο.

Ο καθορισμός «οριακών συνθηκών» κατά τη στιγμή της έγκρισης ενός έργου είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για τη σύναψη μιας «σύμβασης» μεταξύ της διοίκησης και των ομάδων του έργου. Αυτή η σύμβαση επιτρέπει στις ομάδες να προχωρήσουν με ελάχιστη καθοδήγηση, εφόσον δεν ξεπεραστούν οι οριακές συνθήκες (τυπικό κόστος, χρονοδιάγραμμα, χαρακτηριστικά και ποιότητα). Και όταν ξεπεραστούν αυτά τα όρια, η αναθεώρηση Εκτός ορίων (OOB) είναι ο μηχανισμός για τη διόρθωση και την εκ νέου ευθυγράμμιση σε ένα νέο σχέδιο εγγραφής.

Οριακές Συνθήκες Έργου

Τι είναι το Εργαλείο; Αναθεώρηση εκτός ορίων

Ακόμη και με τις καλύτερες προσπάθειες για την πρόβλεψη και τον μετριασμό των κινδύνων του έργου, μερικές φορές τα έργα αποτυγχάνουν. Και όταν συμβεί αυτό, περισσότερες φορές, είναι δύσκολο να επανασυγκεντρωθεί η ομάδα και να επιστρέψει σε τροχιά. Συχνά υπάρχει ασάφεια γύρω από το ποιος παίρνει τις αποφάσεις που επαναφέρει την πορεία της ομάδας και το αποτέλεσμα είναι χαμένος χρόνος, αναποτελεσματικότητα, σύγχυση και απογοήτευση. Η ανασκόπηση εκτός ορίων είναι ένα απλό εργαλείο που παρέχει σε μια ομάδα τον μηχανισμό να διεξάγει γρήγορα μια ανάλυση της βασικής αιτίας, να αξιολογεί εναλλακτικές λύσεις και στη συνέχεια να προτείνει μια θεραπεία στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων του έργου.

Όταν μια ομάδα έργου ανιχνεύσει (ή αναμένει σε επίπεδο 80%) ότι θα προκύψει μια συνθήκη εκτός ορίων (OOB), ο Διαχειριστής προγράμματος συλλέγει σχετικές πληροφορίες για να καθορίσει εάν η ομάδα μπορεί να επιλύσει το πρόβλημα εντός της ομάδας και να διατηρήσει την οριακή συνθήκη. Εάν όχι, θα δημιουργήσει μια επικοινωνία OOB που θα σταλεί στους βασικούς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων και θα περιγράφει

1) Ποιο όριο έργου θα σπάσει/έχει σπάσει,

2) Η βασική αιτία για το σπασμένο όριο

3) Εναλλακτικές λύσεις προς επίλυση (με υποστηρικτικό χρονοδιάγραμμα ή/και δεδομένα αντίκτυπου κόστους)

4) Σύσταση της ομάδας έργου

Αυτή η επικοινωνία μπορεί να παραδοθεί είτε μέσω email είτε σε προγραμματισμένη συνάντηση. Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων ανταποκρίνονται είτε με έγκριση είτε με τροποποιημένη προσέγγιση. Είναι καλύτερο εάν οι ομάδες έχουν την εξουσία να κοινοποιούν τη σύσταση και «προχωράμε μπροστά εκτός εάν λάβουμε αντίθετη κατεύθυνση».

Θα πρέπει να είναι η πρόθεση τόσο της ομάδας του έργου όσο και των βασικών υπευθύνων λήψης αποφάσεων να ολοκληρώσουν αυτή τη διαδικασία γρήγορα – ώρες/ημέρες, όχι ημέρες/εβδομάδες.

Ποια είναι τα Οφέλη;

• Τα έργα ευθυγραμμίζονται εκ νέου εντός ωρών/ημέρων, όχι ημερών/εβδομάδων.
• Μόλις καθοριστούν οι οριακές συνθήκες, η ομάδα έχει την εξουσία να προχωρήσει με ελάχιστη καθοδήγηση.
• Υπάρχει ένα ενιαίο, συμφωνημένο όχημα επικοινωνίας και πηγή πληροφοριών – αυτή η συνέπεια ελαχιστοποιεί τη σύγχυση και την ανατροπή στην ομάδα.

Ποια επιχειρηματικά προβλήματα λύνουμε;

Αυτή η ελαφριά διαδικασία είναι ένα αποτελεσματικό όχημα ανάκτησης για όταν τα έργα βγαίνουν από τις ράγες. Δημιουργεί μια κοινή γλώσσα και έναν μηχανισμό για γρήγορη ευθυγράμμιση των ομάδων έργου και διαχείρισης όταν ένα έργο έχει αλλάξει σημαντικά. Δεν χάνεται χρόνος από κάθε ομάδα προσπαθώντας να δημιουργήσει μια διαδικασία χειρισμού εξαιρέσεων κάθε φορά που εμφανίζεται μια απόκλιση. Το αποτέλεσμα είναι ταχύτερη ανάλυση, λήψη αποφάσεων και ευθυγράμμιση σε ένα νέο σχέδιο ρεκόρ.

Ποιες είναι κάποιες σκέψεις;

Είναι κρίσιμο να υπάρχει συμφωνία σε όλο τον οργανισμό ότι η διαδικασία θα χρησιμοποιείται με συνέπεια, και κάθε εκλογική περιφέρεια του έργου εκτελεί τον ρόλο του σε έγκαιρη βάση. Η αξία αυτής της διαδικασίας έγκειται στη διαχείριση εντός των σχετικών ορίων του έργου και στη συνέχεια στην επιτάχυνση της λήψης αποφάσεων όταν το έργο σπάσει τις οριακές συνθήκες. Εάν υπάρξει διάσπαση σε ρόλους και αρμοδιότητες, η διαδικασία θα περιθωριοποιηθεί και πιθανόν να επιδεινώσει τον αντίκτυπο του σπασμένου ορίου.

Μελέτη περίπτωσης

Μια διαλειτουργική ομάδα προϊόντων βρίσκεται στη φάση ανάπτυξης της παράδοσης του Widget X. Οι οριακές συνθήκες για την ομάδα καθορίστηκαν τη στιγμή της έγκρισης και της χρηματοδότησης του έργου. Η ομάδα είναι η φάση ανάπτυξης, έχει αρχίσει να παραδίδει πρώιμες κατασκευές στην ποιοτική ομάδα. Η δοκιμή αποκάλυψε ένα κρίσιμο σφάλμα που περιλαμβάνει ένα στοιχείο τρίτου μέρους. Για τον εντοπισμό σφαλμάτων και την επίλυση, η ομάδα χρειάζεται τη βοήθεια τρίτων προγραμματιστών. Ωστόσο, αυτό είναι ένα πρόβλημα χαμηλότερης προτεραιότητας για αυτούς και δεν θα δεσμευτούν για ένα χρονοδιάγραμμα επίλυσης. Το μάρκετινγκ προϊόντων δεν θέλει να αποστείλει το προϊόν χωρίς αυτήν τη λειτουργία. Ο διαχειριστής του έργου και ο επικεφαλής ανάπτυξης καθορίζουν ότι εάν δεν υπάρξει επίλυση εντός δύο εβδομάδων, το έργο είτε θα σπάσει το όριο χαρακτηριστικών είτε το όριο του χρονοδιαγράμματος. Ο διαχειριστής έργου αρχίζει να εργάζεται με τον επικεφαλής ανάπτυξης και τον υπεύθυνο προϊόντος για να αναλύσει τις βασικές αιτίες αυτού του προβλήματος και εναλλακτικές λύσεις για την εκ νέου ευθυγράμμιση των οριακών συνθηκών

Οπτικοποίηση: Ανασκόπηση εκτός ορίων (OOB).