Λογισμικό EXCEL εναντίον GDPR – μπορείτε να χειριστείτε το GDPR χρησιμοποιώντας το Excel; – Data Privacy Manager

Οι οργανισμοί συχνά ξεκινούν τη συμμόρφωσή τους με το Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel.

Ωστόσο, η πολυπλοκότητα της διαδικασίας συμμόρφωσης, οι συνεχείς αλλαγές, οι ανακλήσεις συναίνεσης και οι πολλαπλοί οργανωτικοί ρόλοι που εμπλέκονται στη διαδικασία έδειξαν σύντομα ότι το Excel μπορεί να μην είναι η τέλεια λύση για τη διατήρηση του Αρχεία δραστηριοτήτων επεξεργασίας (ROPA).

Σύνοψη ιστολογίου:

• Ο GDPR έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες διαχειρίζονται προσωπικά δεδομένα.
• Το Microsoft Excel είναι το σημείο εκκίνησης για τα περισσότερα από αυτά, αλλά αποτυγχάνει ως λειτουργικό εργαλείο συμμόρφωσης.
• Καλύτερες λύσεις που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε πιο αποτελεσματικά τις διαδικασίες GDPR

Λογισμικό EXCEL έναντι GDPR

Από τότε που τέθηκε σε ισχύ ο GDPR, οι περισσότερες εταιρείες θεωρούν ότι συμμορφώνονται κάπως, αλλά όχι πλήρως. Χρειάζονται ακόμα βοήθεια βασικές απαιτήσεις GDPR.

Οποιοσδήποτε εμπλέκεται στη συμμόρφωση θα σας πει ότι είναι μια συνεχής διαδικασία. Ποτέ δεν συμμορφώνεστε 100%, καθώς ακόμη και το πιο μικροσκοπικό ανθρώπινο λάθος θα μπορούσε να οδηγήσει σε ένα πιθανό προσωπικό παραβίαση δεδομένων. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να προσπαθήσετε να συμμορφωθείτε.

Στην έρευνά μας σχετικά με τη συμμόρφωση με τον GDPR μεταξύ των ΥΠΔ από 29 εταιρείες, διαπιστώσαμε ότι οι περισσότερες από αυτές χρησιμοποιούν το Excel για να διατηρούν τα αρχεία των δραστηριοτήτων επεξεργασίας τους. Ωστόσο, μια μεγάλη πλειοψηφία (82%) δεν θεώρησε το Excel ως την καλύτερη λύση για τη διαχείριση αυτών των εγγραφών.

Πρώτα βήματα συμμόρφωσης και προκλήσεις GDPR

Οι περισσότεροι επαγγελματίες του Privacy Professionals στράφηκαν στο Microsoft Excel ως την πρώτη τους επιλογή για τη διατήρηση του ROPA και την παρακολούθηση των διαδικασιών GDPR.

Ωστόσο, Η επιλεγμένη προσέγγιση συμμόρφωσης μπορεί να είναι ο βασικός παράγοντας διαφοροποίησης για την επιχείρησή σας – κάτι που ο ανταγωνισμός σας δεν το κάνει ακόμη με πλήρως διαφανή τρόπο.

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel, ίσως υπάρχουν μερικές σημαντικές ερωτήσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Τι θα συμβεί μετά από χρόνια διατήρησης του ROPA στο Excel;
• Μπορείτε να παρακολουθήσετε όλες τις αλλαγές στα σύνολα δεδομένων που έγιναν στο Excel;
• Μπορείτε να εφαρμόσετε οποιεσδήποτε πολιτικές GDPR στα σύνολα δεδομένων σας;
• Έχετε εξετάσει όλους τους κινδύνους διατήρησης του ROPA στο Excel;

Εταιρείες που διατηρούν προσωπικά δεδομένα στο Excel face τεράστιους κινδύνουςόπως η αύξηση της ευπάθειας σε παραβιάσεις δεδομένων, ανακρίβειες στα αρχεία τους, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε δεδομένα, απώλεια δεδομένων και πολλά άλλα.

Αφιερώστε ένα λεπτό για να αναρωτηθείτε τι είδους οικονομική ζημία αντιπροσωπεύει αυτό το είδος έκθεσης για την εταιρεία σας και εάν αυτό είναι ένας κίνδυνος που είστε διατεθειμένοι να αναλάβετε.

Παρόλο που το Excel έχει μια σημαντική εφαρμογή στην καθημερινή επιχείρηση, κυρίως λόγω της εξοικείωσης και της προσβασιμότητας του, δεν θα βελτιώσει την απόδοση της εταιρείας σας ώστε να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του GDPR.

Μακροπρόθεσμα, τα ζητήματα θα συσσωρευτούν και μετά θα επιστρέψει στο πρώτο βήμα και επανεξετάζοντας τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθείτε, εποπτεύετε, διαχειρίζεστε και ενορχηστρώνετε τις διαδικασίες GDPR.

Λειτουργίες του λογισμικού GDPR έναντι του Excel

Ένα λογισμικό GDPR μπορεί να ξεμπερδέψει και να ρυθμίσει τη διαδικασία συμμόρφωσής σας και, ανάλογα με το λογισμικό, μπορεί να παρέχει τις ακόλουθες λειτουργίες:

ο Άρθρο 30 GDPR αντιμετωπίζει την υποχρέωσή σας να τηρείτε αρχεία όλων των δραστηριοτήτων επεξεργασίας σας. Ορισμένες εταιρείες, ειδικά εταιρείες B2C, έχουν εκατοντάδες διαφορετικές δραστηριότητες επεξεργασίας και τεράστιο όγκο προσωπικών δεδομένων που σχετίζονται με αυτές τις δραστηριότητες.

Το έχουμε συζητήσει λεπτομερέστερα στο blog μας Μητρώα μεταποιητικών δραστηριοτήτων- ΡΟΠΑ

Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείτε το Excel, υπάρχει πρόβλημα να μην μπορείτε να συνδέσετε το ROPA σε διαφορετικά συστήματα πληροφορικής όπου αποθηκεύετε δεδομένα, επομένως δεν υπάρχει τρόπος να τα διαχειριστείτε ή να έχετε μια επισκόπηση όλων των δραστηριοτήτων επεξεργασίας.

Η λύση που αναζητάτε πρέπει να παρέχει αυτές τις ενέργειες και επίσης παρακολουθήστε το ιστορικό αλλαγών, ώστε να έχετε μια σαφή επισκόπηση όλων των αλλαγών, των λειτουργιών και όλων των δραστηριοτήτων επεξεργασίας στην εταιρεία σας.

Εξειδικευμένο λογισμικό θα σας βοηθήσει να διαχειρίζεται κεντρικά τις ειδοποιήσεις και να τις διαδίδει σε όλα τα κανάλια συλλογής συναίνεσηςενημερώνοντάς τα αυτόματα σε πολλά επίπεδα μάρκετινγκ.

Το Excel δεν γνωρίζει τον κύκλο ζωής των προσωπικών δεδομένων και δεν μπορεί πίστα, οθόνη, και απαντώ για αιτήματα υποκειμένων δεδομένων και διαχείριση συναινέσεις και προτιμήσεις.

Υπεύθυνος Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων σου δίνει ενόραση σε πραγματικό χρόνο στον πλήρη κύκλο ζωής των προσωπικών δεδομένων από τη στιγμή της δήλωσης συμμετοχής έως την αφαίρεση των δεδομένων. Αυτό δημιουργεί μια σαφή εικόνα των δραστηριοτήτων και σας δίνει τη δυνατότητα να το κάνετε αποδεικνύουν συμμόρφωση για οποιοδήποτε υποκείμενο δεδομένων σε οποιοδήποτε επίπεδο σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή.

Κανένα φύλλο δεδομένων του Excel δεν μπορεί ποτέ να παρακολουθήσει τι πραγματικά συμβαίνει με τις δραστηριότητές σας στο GDPR. Λύσεις λογισμικού όπως Υπεύθυνος Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων μπορεί να διαχειρίζεται κεντρικά τις ειδοποιήσεις και να τις διαδίδει σε όλα τα κανάλια συλλογής συναίνεσης, ώστε να γνωρίζετε πάντα πού βρίσκεστε πριν ξεκινήσετε οποιαδήποτε επικοινωνία ή δραστηριότητα μάρκετινγκ.

Η διαχείριση των αιτημάτων ατόμων σχετικά με τα δεδομένα τους εξακολουθεί να είναι μια από τις πιο περίπλοκες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες. Πρέπει να εντοπίσετε προσωπικά δεδομένα που έχετε για το άτομο και να του παρέχετε πληροφορίες χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και εντός 30 μέρες παραλαβής του αιτήματος.

Οποιαδήποτε παράβλεψη σε αυτή τη διαδικασία προκαλεί την υψηλότερες ποινές σύμφωνα με το GDPR.

ο Ενότητα αιτήματος υποκειμένου δεδομένων ενορχηστρώνει, διαχειρίζεται και αυτοματοποιεί την όλη διαδικασία ώστε τα συστήματα πληροφορικής όπου αποθηκεύονται τα δεδομένα να μπορούν να εκτελεί τα αιτήματα των χρηστών έγκαιρα και με ακρίβεια.

Οι περισσότερες εταιρείες, μικρές έως μεγάλες, προσλαμβάνουν Τρίτοι προμηθευτές για επαγγελματικές υπηρεσίες και προϊόντα. Σε αυτήν την περίπτωση, η κοινή χρήση προσωπικών δεδομένων είναι αναπόφευκτη και ελεγκτές δεδομένων κρατήσει τους κινδύνους.

Η πρόκληση είναι να διασφαλίσουμε ότι η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων από έναν εκτελούντα την επεξεργασία δεδομένων γίνεται αξιοπίστως και με σεβασμό των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων.

Υπεύθυνος Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων βοηθά τις εταιρείες να κατανοήσουν καλύτερα το βάση γνωστοποίησης δεδομένων για κάθε έναν από τους εκτελούντες την επεξεργασία δεδομένων. Σας επιτρέπει να καθορίζει τις ισχύουσες διασφαλίσεις για να αποτρέψετε την κατάχρηση ή την παράνομη πρόσβαση ή μεταφορά δεδομένων, κάτι που δεν μπορείτε να κάνετε στο Excel.

Να είστε διαφανείς σχετικά με το τι κάνετε με τα προσωπικά δεδομένα! Βεβαιωθείτε ότι τα άτομα έχουν πρόσβαση στις προτιμήσεις τους και βλέπουν τη λίστα με τις συναινέσεις τους, ώστε να μπορούν να εξαιρεθούν εάν θέλουν, αλλά και να επιλέξουν άλλες συναινέσεις μέσω μιας διεπαφής.

Ίσως το ιδανικό σας σενάριο δεν περιλαμβάνει την εξαίρεση των πελατών σας. Ωστόσο, αυτό είναι μέρος της διαδικασίας ύπαρξης υγιών και σχετικών λιστών επαφών μάρκετινγκ.

Δεν έχει αξία να έχεις ένα λίστα γεμάτη επαφές που δεν βρίσκουν το περιεχόμενό σας και προσφέρουν πολύτιμο και σχετικές. Μακροπρόθεσμα, είναι μια πολύ αποτελεσματική πρακτική, όπως η διαδικασία μετάγγισης αμπέλου. Επιτρέπει στις λίστες επαφών σας να αναπνέουν και εμφανίζει πραγματικά δεδομένα με βάση πραγματικούς αριθμούς, όχι μόνο μετρήσεις ματαιοδοξίας.

Ένα πράγμα που πρέπει να σημειωθεί, 92% των πελατών δήλωσαν ότι θα ήταν πιο πρόθυμοι να εμπιστευτούν μια εταιρεία με τα προσωπικά τους στοιχεία αν είχαν έλεγχο σχετικά με τις πληροφορίες που συλλέγονται γι‘ αυτά.

Η διατήρηση δεδομένων στο Excel δεν θα σας δώσει πληροφορίες ή πραγματική εικόνα για τις τεχνικές και επιχειρηματικές επιπτώσεις της αφαίρεσης δεδομένων.

Γίνεται πιο περίπλοκο όταν το υποκείμενο των δεδομένων χρησιμοποιεί περισσότερες από μία ενεργές υπηρεσίες της εταιρείας, για τις οποίες, πολύ συχνά, απαιτούνται τα ίδια σύνολα δεδομένων στα ίδια συστήματα.

Το Data Privacy Manager δίνει αυτόματα οδηγίες σε διαφορετικό σύστημα όταν πρέπει να εκτελεστεί η διαγραφή δεδομένων και σας δίνει τη δυνατότητα να ορίσετε τη λειτουργία διατήρησης και αφαίρεσης δεδομένων σε διαφορετικές κατηγορίες δεδομένων.

Για να κατανοήσετε τις λεπτομέρειες της αφαίρεσης δεδομένων, κατεβάστε το eBook μας:

Λογισμικό Excel εναντίον GDPR – Συμπέρασμα

Το λογισμικό GDPR είναι ένα εξειδικευμένο εργαλείο που έχει σχεδιαστεί για να βοηθά τους οργανισμούς να διαχειρίζονται τη συμμόρφωσή τους με τον GDPR και το Excel απλά δεν είναι.

Δεν διαθέτει τα ειδικά χαρακτηριστικά που απαιτούνται διαχείριση σύνθετων εργασιών που σχετίζονται με το GDPR όπως αντιστοίχιση δεδομένων, διαχείριση συναίνεσης και χειρισμός αιτημάτων πρόσβασης υποκειμένων δεδομένων (DSAR).

Επιπλέον, προσφέρει λογισμικό GDPR καλύτερες δυνατότητες ασφάλειας και απορρήτουδιασφαλίζοντας ότι τα προσωπικά δεδομένα προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και παραβιάσεις.

Βοηθά επίσης τους οργανισμούς να αποφύγουν βαριά πρόστιμα και ζημιά στη φήμη διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τον GDPR και παρέχει αρχεία για οτιδήποτε έχετε δεδομένα και σας δίνει τη δυνατότητα να αποδείξετε τη συμμόρφωσή σας στις ρυθμιστικές αρχές.

Συνολικά, η χρήση λογισμικού GDPR είναι ένας πολύ πιο αποτελεσματικός και αποδοτικός τρόπος διαχείρισης της συμμόρφωσης με τον GDPR από το να βασίζεστε στο Excel.