Προσέγγιση 4 φάσεων για την προώθηση του Προγράμματος Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων – Data Privacy Manager

Προκειμένου να συνεχιστούν οι επιχειρηματικές πρακτικές με τρόπο συμβατό, οι οργανισμοί που επιδιώκουν να διατηρήσουν τη φήμη και να κερδίσουν την επωνυμία τους ανταγωνιστικό πλεονέκτημα θα πρέπει να αυτοματοποιήσουν τις διαδικασίες τους και επιταχύνουν τον ρυθμό του προγράμματος απορρήτου τους.

Οι νόμοι περί προστασίας δεδομένων ορίζουν αυστηρές υποχρεώσεις όσον αφορά τη συλλογή, αποθήκευση, κοινή χρήση και διαχείριση προσωπικών δεδομένων.

Οι οργανισμοί πρέπει να γνωρίζουν πού αποθηκεύονται τα δεδομένα τους, ποιος έχει πρόσβαση σε προσωπικές πληροφορίες, πόσο καιρό πρέπει να τις διατηρούν, πώς να ανταποκρίνονται στα αιτήματα των πελατών για πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα και πώς να μοιράζονται δεδομένα με τρίτους.

Η ανταπόκριση σε όλες αυτές τις απαιτήσεις είναι αδύνατη χωρίς μετασχηματισμό και επιτάχυνση του προγράμματος απορρήτου σας και αυτοματοποίηση των διαδικασιών σας.

Ωστόσο, η συμμόρφωση μπορεί να φαίνεται συντριπτική εάν προσπαθήσετε να κάνετε τα πάντα ταυτόχρονα. Γι‘ αυτό μερικές φορές είναι καλύτερο να υιοθετήσετε μια σταδιακή προσέγγιση για να προωθήσετε το πρόγραμμα απορρήτου σας.

1. Ανακάλυψη και ταξινόμηση προσωπικών δεδομένων

Γνωρίζετε πού βρίσκονται τα δεδομένα σας; Οποιαδήποτε προσπάθεια προώθησης του προγράμματος απορρήτου σας πρέπει να ξεκινά με την κατανόηση του πού βρίσκονται τα δεδομένα σας και τι κάνει ο οργανισμός με τα προσωπικά δεδομένα.

Τα προσωπικά δεδομένα δεν είναι εύκολο να ανακαλυφθούν. Μπορεί να κρυφτεί στα συστήματά σας σε δομημένες και μη δομημένες μορφές ή διαφορετικές μορφές, με αποτέλεσμα ένα ελλιπές και λανθασμένο απόθεμα δεδομένων που μπορεί να είναι επιζήμιο για την επιτυχία οποιουδήποτε προγράμματος απορρήτου.

Επιπλέον, δεν είστε υπεύθυνοι μόνο για τα δεδομένα που γνωρίζετε ότι έχετε, αλλά και για τα προσωπικά δεδομένα που κρύβονται σε όλα τα συστήματά σας.

Ανακάλυψη δεδομένων DPM είναι μια λύση βασισμένη στην τεχνητή νοημοσύνη που έχει σχεδιαστεί για την αυτοματοποίηση της ανακάλυψης και ταξινόμησης προσωπικών δεδομένων, αποτέλεσμα χρόνων έρευνας και ανάπτυξης και συγχρηματοδοτούμενη από την Ευρωπαϊκή Ένωση.

• Αυτόματη αναζήτηση για προσωπικά δεδομένα σε όλα τα συστήματα πληροφορικής σας
• αποκαλύπτει σκοτεινά δεδομένα και επεξεργασία σκιών την εξάλειψη πιθανών κινδύνων
• Εξάγει ευαίσθητες προσωπικές πληροφορίες χρησιμοποιώντας προσεγγίσεις μηχανικής μάθησης τελευταίας τεχνολογίας
• Επισημάνετε τα προσωπικά δεδομένα σε οποιαδήποτε γλώσσα και οποιαδήποτε γραφή
• Εξάγετε προσωπικές πληροφορίες ακόμη και από γλώσσες για τις οποίες δεν υπάρχουν λύσεις NER off-the-shelf
• Λειτουργεί με διάφορα σενάρια (π.χ. Κυριλλικό), εξαλείφοντας την ανάγκη αποστολής των δεδομένων σε τρίτα μέρη όπως η Google, επιτρέποντας την ασφαλή διατήρηση του συνόλου της διαδικασίας ανακάλυψης και των δεδομένων που ανιχνεύονται
• Τα προσωπικά δεδομένα δεν χρειάζεται ποτέ να φύγουν από το δίκτυό σας

2. Πρόγραμμα Digital Transformation of Privacy

Έχετε μια επισκόπηση όλων των δραστηριοτήτων επεξεργασίας; Η δεύτερη φάση επικεντρώνεται στη διευκόλυνση της εσωτερικής συνεργασίας μεταξύ των τμημάτων, δημιουργία αρχείων δραστηριοτήτων επεξεργασίαςδιαχείριση τρίτων, αυτοματοποίηση των διαδικασιών σας και επιτρέποντας στον ΥΠΔ σας να έχει συνεχή εικόνα για όλες τις δραστηριότητες επεξεργασίας.

• Απογραφή Επεξεργασίας Δεδομένων

Απογραφή Επεξεργασίας Δεδομένων αντιπροσωπεύει έναν από τους κύριους πυλώνες συμμόρφωσης που θα σας δώσει μια επισκόπηση των διαδικασιών και σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων.

Διευκολύνει τη συνεργασία μεταξύ του DPO, των νομικών υπηρεσιών, της πληροφορικής και του μάρκετινγκ, επιτρέποντάς σας να κατανείμετε τις αρμοδιότητές τους και να εργαστείτε μαζί για τη συμμόρφωση και:

• • Διαχείριση αρχείων δραστηριοτήτων επεξεργασίας
  • Έχετε έναν οπτικό πίνακα εργαλείων επεξεργασίας δεδομένων
  • Συνδέστε τις δραστηριότητες επεξεργασίας με συστήματα και τρίτα μέρη
  • Εκχωρήστε κινδύνους στις δραστηριότητες επεξεργασίας

Όλα τα δικαιώματα υποκειμένου δεδομένων απαιτούν διαφορετικές ροές εργασίας για την εγγραφή, επεξεργασία, εκπλήρωση και τεκμηρίωση αιτημάτων υποκειμένων δεδομένων. Όλα αυτά ενώ παρακολουθείτε τον χρόνο απόκρισης και υποθέτοντας ότι μπορείτε να εντοπίσετε τα δεδομένα στο σύστημα της εταιρείας.

ο Αίτημα υποκειμένου δεδομένων Η ενότητα επιτρέπει την ενορχήστρωση και διαχείριση των αιτημάτων των υποκειμένων των δεδομένων. Αυτοματοποιεί ολόκληρη τη διαδικασία έτσι ώστε τα συστήματα πληροφορικής όπου αποθηκεύονται τα δεδομένα να μπορούν να εκτελεί τα αιτήματα των χρηστών έγκαιρα και με ακρίβεια.

Η διαδικασία γίνεται ένα αυτοματοποιημένη ροή εργασίας που σας δίνει ξεκάθαρη εικόνα σε κάθε βήμα.

Διαχείριση τρίτων σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε κεντρικά πληροφορίες σχετικά με τρίτα μέρη και να καθοδηγείτε τους συνεργάτες σας στη ροή εργασιών της διαδικασίας διαχείρισης προμηθευτών.

Όσον αφορά τον GDPR, shariΤα προσωπικά δεδομένα πελατών αποτελούν κίνδυνο που πρέπει να μετριαστεί σωστά. Η πρόκληση είναι να διασφαλίσουμε ότι η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων από έναν εκτελούντα την επεξεργασία των δεδομένων γίνεται με υπευθυνότητα και με σεβασμό στα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων.

Το Data Privacy Manager βοηθά τις εταιρείες να κατανοήσουν καλύτερα τη βάση αποκάλυψης δεδομένων για κάθε έναν από τους υπεύθυνους επεξεργασίας δεδομένων. Περιλαμβάνει την κατανόηση και τον καθορισμό των εφαρμοστέων διασφαλίσεων για την αποτροπή κατάχρησης ή παράνομης πρόσβασης ή μεταφοράς δεδομένων.

Η ενότητα Διαχείριση Κινδύνων δίνει στον DPO μια επισκόπηση υψηλού επιπέδου των κινδύνων που σχετίζονται με κάθε δραστηριότητα επεξεργασίας και επιτρέπει πιο λεπτομερή εικόνα των υπολειπόμενων κινδύνων πίσω από μια συγκεκριμένη δραστηριότητα επεξεργασίας μέσω της σύνδεσής της με μια σχετική δραστηριότητα εκτίμηση επιπτώσεων στην προστασία δεδομένων (DPIA).

3. Διαχείριση συναινέσεις και προτιμήσεων των υποκειμένων δεδομένων

Πόσο σίγουροι είστε ότι τα αρχεία συγκατάθεσής σας συμμορφώνονται; Η συμβατή διαχείριση συναίνεσης και προτιμήσεων είναι μια από τις πιο κοινές προκλήσεις.

Οι επαφές μπορούν να δώσουν συναινέσεις και να τις ανακαλέσουν σε διαφορετικές πλατφόρμες και με διαφορετικούς τρόπους, και είναι πολύπλοκο να παρακολουθείτε εάν έχετε τα σωστά δεδομένα για να εκτελέσετε το μάρκετινγκ ή άλλες δραστηριότητές σας.

Διαχείριση συναίνεσης και προτιμήσεων DPM χρησιμεύει ως κεντρικό μέρος για τη διαχείριση της συναίνεσης, παρέχοντάς σας πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για όλες τις δεδομένες συναινέσεις.

Παρέχει ενόραση σε πραγματικό χρόνο στον πλήρη κύκλο ζωής των προσωπικών δεδομένων, από τη στιγμή της συμμετοχής έως την αφαίρεση δεδομένων, με σαφή εικόνα των δραστηριοτήτων, ώστε να μπορείτε να αποδείξετε τη συμμόρφωση για οποιοδήποτε υποκείμενο δεδομένων σε οποιοδήποτε επίπεδο και ανά πάσα στιγμή.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς λειτουργούν οι πλατφόρμες διαχείρισης συναίνεσης και προτιμήσεων: Τι είναι η πλατφόρμα διαχείρισης συναίνεσης και γιατί τη χρειάζεστε.

Σε συνδυασμό με το Πύλη απορρήτουμια εξελιγμένη διεπαφή χρήστη, σας δίνει τη δυνατότητα να συλλέγετε εύκολα συναινέσεις από τους υπάρχοντες και τους νέους πελάτες σας, κοινοποιώντας συνδέσμους και επιτρέποντάς τους να ορίσουν τις προτιμήσεις τους.

4. Διαχείριση του κύκλου ζωής των προσωπικών δεδομένων

Πόσο καιρό πρέπει να διατηρείτε προσωπικά δεδομένα; Τα περισσότερα σύνολα προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζεστε έχουν ημερομηνία λήξης. Υπάρχουν νόμοι και κανονισμοί που υπαγορεύουν πόσο καιρό είστε υποχρεωμένοι να διατηρείτε δεδομένα και πότε πρέπει να τα διαγράψετε.

Η τελευταία φάση ασχολείται με το αυτοματοποίηση της διαγραφής δεδομένωνδίνοντάς σας τη δυνατότητα να ορίσετε τη λειτουργία διατήρησης και αφαίρεσης δεδομένων σε διαφορετικές κατηγορίες δεδομένων.

Αναγνώριση και εφαρμογή πολιτικών διατήρησης δεδομένων μπορεί να είναι εξαντλητική κατά την πλοήγηση σε αμέτρητες τοπικές, περιφερειακές και παγκόσμιες υποχρεώσεις διατήρησης δεδομένων, ειδικά για εταιρείες που δραστηριοποιούνται σε πολλές αγορές.

Το Data Privacy Manager έχει συνδυαστεί με τους fileerskeepers για να παρέχει μια πλατφόρμα απορρήτου άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες διατήρησης δεδομένων σε εκατοντάδες χώρες σε όλο τον κόσμο, επιτρέποντάς σας να επιλύσετε ζητήματα συμμόρφωσης σχετικά με τον καθορισμό των περιόδων διατήρησης δεδομένων.

αρχειοφύλακες λειτουργεί ως πρόσθετο Data Privacy Manager που σας επιτρέπει να σαρώνετε και να έχετε πρόσβαση σε όλους τους νόμους που ορίζουν τις υποχρεώσεις διατήρησης αρχείων και τους νόμιμους περιορισμούς για διαφορετικές χώρες με λίγα μόνο εύκολα κλικ.

Υπεύθυνος Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

Υπεύθυνος Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων είναι ένα αρθρωτό λογισμικό απορρήτου που δημιουργήθηκε για να ανταποκρίνεται σε συγκεκριμένες προκλήσεις στη διαδικασία συμμόρφωσής σας.

Η αρθρότητα σημαίνει ότι μπορείτε να χωρίσετε ολόκληρο το έργο συμμόρφωσης σε μικρότερες φάσεις, ξεκινώντας από το πρόβλημα που είναι κρίσιμο για την επιχείρησή σας και στη συνέχεια αναβαθμίζοντας με διαφορετικές ενότητες καθώς προχωράτε.