Risk Management Matrix: Πρόβλεψη και Μετριασμός Κινδύνου

Δεν μπορείτε να πάρετε το ρίσκο από την εφεύρεση και κανένα έργο δεν είναι εντελώς ακίνδυνο. Αλλά μπορείτε να μειώσετε τον κίνδυνο, ακόμη και στα πιο καινοτόμα προγράμματα. Πως? Με την πρόβλεψη του. Το Risk Management Matrix είναι ένας κομψός τρόπος για την πρόβλεψη, τη διαχείριση και τον μετριασμό των κινδύνων ανάπτυξης προϊόντων. Το όφελος αυτής της μεθοδολογίας είναι ότι ορίζει ένα συγκεκριμένο σημείο ενεργοποίησης κινδύνου και το ορίζει ως ποσοτικό όριο. Περιλαμβάνει επίσης ένα σχέδιο δράσης για τον μετριασμό του κινδύνου εάν υπερβείτε το όριο.

Οφέλη του πίνακα διαχείρισης κινδύνου

• Βοηθά στον εντοπισμό των κινδύνων πριν εμφανιστούν
• Μετριάζει τους κινδύνους μέσω της έγκαιρης ανίχνευσης
• Δημιουργεί ποσοτικές μετρήσεις που βοηθούν να διευκρινιστεί πότε πρέπει να ληφθούν μέτρα για τον μετριασμό ενός κινδύνου
• Επιταχύνει τη δράση επειδή ο οργανισμός έχει σαφώς καθορισμένα όρια και μια συμφωνία για την παρακολούθηση της διαδικασίας

Οι κίνδυνοι που αναμένετε βρίσκονται στην πρώτη στήλη και λειτουργούν ως κεφαλίδες για κάθε σειρά. Οι επικεφαλίδες των στηλών αποτελούνται από χαρακτηριστικά κινδύνου όπως πιθανότητα, συνέπεια και μια μέτρηση για την παρακολούθηση κάθε κινδύνου. Η πιθανότητα και η συνέπεια βαθμολογούνται σε μια κλίμακα από το ένα προς το δέκα, με το ένα να σημαίνει ότι ο κίνδυνος είναι σχεδόν αδύνατος με μηδενική επίπτωση στο έργο. Οι υπόλοιπες επικεφαλίδες είναι το όριο κινδύνου, η ημερομηνία έως την οποία θα πρέπει να αξιολογηθεί το όριο και, στη συνέχεια, μια σύντομη φράση που περιγράφει ένα σχέδιο δράσης.

Η μήτρα δημιουργείται σε ένα διαλειτουργικό εργαστήριο. Ο διαχειριστής έργου συνήθως ηγείται της συνεδρίας και προγραμματίζει μπροστά δημιουργώντας τα οστά της μήτρας, απαριθμώντας μερικούς από τους πιθανούς κινδύνους και συμπληρώνοντας τα υπόλοιπα χαρακτηριστικά και παράγοντες διαχείρισης κινδύνου. Ο διαχειριστής του έργου μπορεί συχνά να αντλήσει αυτούς τους κινδύνους από τη λίστα των συνθηκών αναθεώρησης των ορίων. Η δημιουργία αυτής της μήτρας θα πρέπει να πραγματοποιηθεί κατά τα πρώτα δέκα έως δεκαπέντε τοις εκατό της διάρκειας ενός έργου.

Αφού δημιουργήσετε το εργαλείο, ελέγξτε το γρήγορα στις εβδομαδιαίες συναντήσεις της ομάδας. Ο στόχος είναι να περιηγηθείτε σε καθεμία από τις κρίσιμες μετρήσεις, να προσθέσετε νέες μετρήσεις όπως απαιτείται και να αφαιρέσετε τις παλιές εάν ο κίνδυνος έχει εξαλειφθεί. Όταν προκύψει ένα σημείο ενεργοποίησης, είναι καιρός να αναθεωρήσετε το σχέδιο δράσης και να το ξεκινήσετε. Με βάση τις νέες γνώσεις, μπορείτε να τις ενημερώσετε και να τις τροποποιήσετε. Το μυστικό, ωστόσο, είναι να ενεργείς και να μην περιμένεις «τα πράγματα να γίνουν καλύτερα» από μόνα τους γιατί σπάνια το κάνουν.

Ποια επιχειρηματικά προβλήματα λύνουμε;

Η διαχείριση κινδύνου είναι η κακιά δίδυμη αδερφή της καινοτομίας. Κάθε διάλειμμα από το παρελθόν είναι επικίνδυνο. Ένας τρόπος διαχείρισης αυτών των κινδύνων είναι μέσω της μικροδιαχείρισης, αλλά αυτό τείνει να καταπνίγει την καινοτομία. Ένας άλλος τρόπος, σύμφωνα με την τάση για ανάθεση εξουσίας και ενδυνάμωση των ομάδων, είναι η ομάδα να διαχειρίζεται τον κίνδυνο μόνη της.

Από μια ευρύτερη επιχειρηματική σκοπιά, έχοντας α διαχείριση κινδύνου Το ισχύον σύστημα βοηθά στη βελτίωση της εκτέλεσης του έργου, επειδή η ομάδα μπορεί να προβλέψει, να αποτρέψει και να μετριάσει τους κινδύνους, αποτρέποντας καθυστερήσεις ή πρόσθετα έξοδα του έργου. Δυστυχώς, ενώ η ομάδα λύνει το πρόβλημα, το χρονοδιάγραμμα προχωρά και τα έξοδα του έργου συσσωρεύονται.

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζετε

Ο πίνακας μείωσης κινδύνου είναι τόσο καλή όσο οι αρχικές εισροές του. Οι ομάδες συχνά προσθέτουν έναν ή δύο κύριους μηχανικούς για αυτήν την άσκηση για να τους βοηθήσουν να συνάγουν μια βαθύτερη, πιο ολοκληρωμένη και πιο προσεκτική λίστα κινδύνων.

Αν και είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε τα σωστά άτομα και να ακολουθήσετε μια διαδικασία κατά τη συμπλήρωση του πίνακα, η ανάθεση τιμών στην πιθανότητα και τις συνέπειες μπορεί να ξεφύγει από τον έλεγχο. Είναι σημαντικό να προσπαθήσετε να προσδιορίσετε τους κινδύνους υψηλού και μεσαίου αντίκτυπου που έχουν επίσης αρκετά υψηλή πιθανότητα να εμφανιστούν. Εάν κολλήσετε στην εκχώρηση τιμών, δοκιμάστε τη σύγκριση ανά ζεύγη και διασταυρώστε τις τιμές που εκχωρήσατε.

Η αποπλάνηση της αισιοδοξίας είναι ίσως ο μεγαλύτερος κίνδυνος στην εφαρμογή αυτού του εργαλείου. Μην είστε αιχμάλωτος της ελπίδας, πιστεύοντας ότι ο κίνδυνος θα εξαφανιστεί από μόνος του ή θα επιλυθεί με περισσότερη σκληρή δουλειά. Βεβαιωθείτε ότι όταν ξεπεραστεί μια σκανδάλη κινδύνου, αναλαμβάνετε αμέσως δράση.

Θυμηθείτε τη σαφή προοπτική που είχατε στην αρχή του έργου. Τι άλλαξε; Είναι πιθανό ότι τίποτα δεν έχει αλλάξει εκτός από το ότι τώρα βρίσκεστε υπό πίεση να παραδώσετε και έχετε πολλά άλλα θέματα να ανησυχείτε. Η ανταπόκριση στα ερεθίσματα είναι μια καλύτερη πορεία από το να μην κάνετε τίποτα ελπίζοντας για το καλύτερο.

Διαβάστε περισσότερα για Συμβουλευτικές υπηρεσίες ανάπτυξης προϊόντων TCGens.